Lettre de refus de candidature

Comment répondre par un refus à une candidature ?

À l'issue du processus de recrutement, le responsable des ressources humaines (RRH) sélectionne le futur collaborateur et doit prendre le temps de faire les retours négatifs aux autres candidats. La lettre de refus de candidature lui permet d'annoncer sa décision. À l'ère du tout digital où l'expérience candidat est au cœur du recrutement, ce courrier au contenu négatif doit refléter respect et bienveillance envers le candidat.

Comment dire qu'une candidature n'a pas été retenue ?

Pourquoi annoncer au candidat qu'il n'est pas retenu alors que la réponse est négative ?

• Pour ne pas le blesser

Annoncer à un candidat qu'il ne convient pas au poste prévu n'est pas agréable, si la lettre ou l'email de refus est mal formulée et/ou sans âme, elle risque de le blesser et le freiner dans ses démarches futures pour postuler à un emploi. Il convient donc de faire preuve de tact tout en conservant le caractère cordial de l'échange initialement abordé par le candidat.

• Pour améliorer la notoriété de l'entreprise et l'expérience candidat

L'expérience candidat, l'image de marque de l'entreprise ainsi que le prestige du profil recherché n'en seront que renforcées ; le candidat n'hésitera pas à partager son ressenti sur ses réseaux sociaux et envisagera de présenter sa candidature une nouvelle fois pour un autre poste dans cette société. Le ressenti d'un candidat suite à la réception de la lettre de refus peut alors s'avérer être très bénéfique pour la sauvegarde de l'image de l'entreprise ; il possèdera un impact certain si ce même ressenti est partagé par les autres candidats ayant vécu l'expérience.

Comment refuser poliment une candidature ?

• Rester sincère

Le critère de l'honnêteté est primordial dans l'étaiement des arguments justifiant le refus d'une candidature.

Exemple : Expliquer au candidat qu'il est surqualifié pour le poste à pourvoir peut-être pris pour un manque de respect à son égard, aussi il faut le penser vraiment et l'exprimer correctement.

Il faut être transparent et détailler les conditions qui ne sont pas remplies afin que le postulant puisse comprendre au mieux la raison du refus.

• Humaniser le refus

La lettre doit s'adapter et rendre le refus personnel, selon la phase du recrutement jusqu'à laquelle le candidat est arrivé. Il est intéressant de s'adresser personnellement au postulant en l'appelant par son nom et en donnant de l'humanité à la lettre.

• Remercier

Il est conseillé de remercier le candidat sans pour autant utiliser de formule toute faite. En se démarquant, une lettre de refus sera toujours mieux envisagée par le recevant. Il ne faut pas hésiter à remercier le candidat pour son intérêt pour l'entreprise.

Faut-il justifier le refus d'une candidature ?

Il est important de justifier le refus d'une candidature car cela peut :

• Améliorer l'expérience candidat et l'image de marque de l'entreprise

D'un point de vue juridique, il n'y a aucune obligation de justifier un refus de candidature ; cependant, le fait d'expliquer vos motivations au candidat et son incompatibilité avec le profil souhaité améliore la marque employeur et clôture l'expérience candidat sur une bonne impression. Ne pas se justifier, invite par ailleurs le candidat refusé mal intentionné à porter préjudice à la réputation de l'entreprise. Il est préférable alors d'éviter d'instaurer une forme de mépris dans l'échange avec le candidat.

• Protéger contre les litiges en rapport avec des discriminations à l'embauche

Justifier son refus de candidature constitue un acte de prévention contre d'éventuels litiges ultérieurs, notamment si le candidat pense qu'il a été victime d'une discrimination à l'embauche. La lettre offre l'opportunité d'étayer ses propos et d'éviter toute confrontation imprévue avec le candidat si celui-ci souhaite se renseigner sur les motifs de refus de sa candidature. Le Code du travail précise qu'un refus à l'embauche ne peut se fonder sur certains critères d'origine, d'opinions politiques, de religion, d'âge, etc. Le non-respect de ces articles de loi constitue une faute et conduit à de lourdes sanctions.

Comment rédiger une lettre de refus de candidature ?

Pourquoi ne pas signifier son refus par téléphone ?

Il est recommandé de signifier un refus de candidature par écrit plutôt que par téléphone afin de garder une trace écrite de cette décision qui devra être argumentée, même si l'appel téléphonique peut sembler davantage humain. Effectivement, les motivations du refus réduisent les risques de litiges, notamment la discrimination à l'embauche.

Pourquoi ne pas signifier son refus par message ?

Il est peut-être recommandé de signifier un refus de candidature par écrit, cependant, l'utilisation du message semble peu professionnel au vu de l'implication dont peut faire preuve un candidat en postulant pour un poste.

En effet, un refus par message peut être pris pour un manque de respect de la part du candidat, aussi cela n'est pas recommandé.

Peut-on envoyer sa lettre de refus par email/mail ?

La lettre de refus peut s'envoyer par mail, c'est d'ailleurs la solution privilégiée de la quasi-majorité des responsables des ressources humaines. Cette lettre de refus peut s'envoyer aussi par voie postale. La Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) n'est pas nécessaire.

Quels sont les différents types de lettre de refus ?

On distingue trois types de lettre de refus de candidature :

• En réponse à une candidature spontanée
• En réponse à une offre d'emploi, mais la candidature ne débouchera pas sur un premier entretien
• Après une étape du processus de recrutement ou à la fin

Le seul point commun de ces trois lettres repose sur une réponse négative. Il convient à chaque fois de remercier, d'argumenter et de ne pas oublier de personnaliser. La lettre doit être bienveillante et respectueuse dans le cadre d'un échange cordial avec le correspondant, même s'il s'agit d'une lettre sans réponse attendue.

Sa rédaction est d'autant plus importante dans le cadre d'une candidature spontanée où le profil de candidat correspond parfaitement à l'entreprise, mais qu'aucun poste n'est à pourvoir. L'enjeu est d'entretenir sa marque employeur et valoriser l'expérience candidat, afin de le recruter facilement si un poste venait à se libérer suite à une démission, un licenciement ou un congé longue maladie. Il convient à cet effet de préserver l'image d'une entreprise ouverte au recrutement, car le candidat recalé pourtant qualifié peut s'avérer être précieux dans un contexte ultérieur de besoin de personnel.

Modèle/exemple type de courrier de refus d'une demande de candidature à télécharger

Nous proposons un modèle type de courrier ou mail de refus à télécharger pour vous aider à adapter et à personnaliser votre lettre de refus à une candidature en restant poli et respectueux envers le postulant.